Blog de Expertos
Un espacio para compartir y obtener conocimiento relacionado a la calidad
Guía práctica para auditores PARTE 2: Claves para realizar una auditoría exitosa
Guía práctica para auditores PARTE 2: Claves para realizar una auditoría exitosa
El trabajo realizado por los auditores desempeña un papel crucial porque permite garantizar la transparencia, la eficiencia y el cumplimiento normativo según corresponda.
A continuación, comparto la preparación que he seguido para realizar auditorías internas a diferentes compañías cuyo resultado de estos ejercicios de auditoría realizados permitieron logran excelentes resultados en sus auditorías externas inclusive algunas compañías lograron cero (0) no conformidades.
Empecemos:
Antes de realizar una auditoría
Dentro de los principios propuestos para auditores en la norma ISO 19011, particularmente una de gran impacto es la Integridad: el fundamento de la profesionalidad
Los auditores y las personas que gestionan un programa de auditoría deberían:
— Desempeñar su trabajo de forma ética, con honestidad y responsabilidad.
— Emprender actividades de auditoría solo si son competentes para hacerlo.
Por tanto, realizar el recorrido propuesto en nuestro flujo para aceptar participar en la realización de una auditoría.
Una vez aceptamos realizar una auditoría consideremos los siguientes aspectos:
Según la gráfica tenemos:
- Comprender el Contexto Organizacional
Antes de embarcarse en una auditoría, es esencial comprender a fondo el entorno y los objetivos de la organización. Esto incluye familiarizarse con la estructura, los procesos y los riesgos específicos que enfrenta la empresa.
- Establecer Objetivos Claros
Definir metas y objetivos específicos para la auditoría es esencial. Esto proporciona una guía clara y asegura que la auditoría se centre en áreas críticas que impacten directamente en los resultados y el cumplimiento.
- Utilizar Tecnología de Auditoría
La tecnología puede ser una aliada poderosa para los auditores internos. Herramientas de análisis de datos, software de gestión de riesgos y plataformas de auditoría automatizada pueden mejorar la eficiencia y la precisión del proceso.
- Fomentar la Comunicación Efectiva
La comunicación abierta y efectiva con los diferentes departamentos y niveles jerárquicos es clave. Los auditores deben establecer un diálogo constante para comprender los desafíos y las preocupaciones, facilitando así la colaboración.
- Evaluar Continuamente los Riesgos
La evaluación constante de riesgos es esencial para anticipar posibles problemas. Los auditores deben actualizar regularmente sus evaluaciones de riesgos y ajustar sus estrategias en consecuencia.
6. Aplicar Pruebas de Auditoría Rigurosas
Las pruebas de auditoría son el corazón del proceso. Asegúrate de realizar pruebas detalladas y rigurosas para validar la información y garantizar la integridad de los datos analizados.
Selección de las fuentes de información
Las fuentes de información seleccionadas pueden variar de acuerdo con el alcance y la complejidad de la auditoría y pueden incluir lo siguiente:
a) Entrevistas con empleados y con otras personas.
b) Observación de actividades y el ambiente de trabajo y condiciones circundantes.
c) Información documentada, como políticas, objetivos, planes, procedimientos, normas, instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos y pedidos.
d) Registros, tales como registros de inspección, actas de reuniones, informes de auditoría, registros de programas de seguimiento y resultados de mediciones.
e) Resúmenes de datos, análisis e indicadores de desempeño.
f) Información sobre los planes de muestreo del auditado y sobre cualquier procedimiento para el control de los procesos de muestreo y medición.
g) Informes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentación del cliente, encuestas y mediciones externas, otra información pertinente de partes externas y la calificación de los proveedores externos.
h) Bases de datos y sitios web.
i) Simulaciones y modelizaciones.
7. Desarrollar Acciones Correctivas
Al identificar áreas de mejora, los auditores deben colaborar con los equipos responsables para desarrollar planes de acción correctiva efectivos. El seguimiento de estas acciones es clave para asegurar la implementación exitosa de mejoras.
En conclusión, los auditores desempeñan un papel vital en el éxito organizacional. Adoptar estrategias sólidas, desde comprender el contexto hasta aplicar pruebas rigurosas, contribuirá significativamente a la eficacia de las auditorías internas. Al seguir estas pautas, los auditores pueden ser agentes de cambio positivo dentro de sus organizaciones.
Elaborado por:
